Verkkosivuprojektin kesto on verkkosivuston koosta riippuen tyypillisesti 2-3 kk. Suurissa projekteissa voi mennä reilusti tätäkin kauemmin. Mihin tämä aika menee ja miksi sivuston julkaisu saattaa viivästyä aikataulusta?
Verkkosivuprojektin onnistuminen vaatii asiakkaan aktiivisuutta. Sivuston kehittäjä ei voi olla jokaisen alan asiantuntija, joten asiakkaan näkemystä vaaditaan projektin onnistumiseksi. Asiakkaan kannattaa varata aikaa omasta kalenteristaan verkkosivuprojektia varten. Jos asiakkaalla ei tarvittavaa aikaa käytettävissään, on vaarana verkkosivuprojekti jää limboon odottamaan asiakkaalta sisältöä tai kommenttia johonkin tärkeää asiaan.
Projektin vaiheet
Miten verkkosivu projekti etenee? Tyypillisiä työvaiheita ovat verkkosivuston ulkoasun suunnittelu, sivuston tekninen toteutus, sisällöntuotanto ja sen syöttäminen verkkosivustolle. Projektin alussa yhteisessä palaverissa tai workshopissa sovitaan osapuolten vastuualueet ja alustavat aikataulut. Kommunikaatio ja yhteisistä deadlineista kiinni pitäminen on tärkeää, koska jos aikataulu on ylioptimistinen, pienikin viivästys saattaa viivästyttää koko verkkosivuston julkaisua. Pahimmassa tapauksessa pieniä viivästyksiä tulee paljon ja ne lykkäävät julkaisua yllättävän paljon.
Asiakkaan rooli projektissa
Asiakkaan rooli on tärkeä verkkosivuston onnistumisen kannalta. Voidaankin sanoa, että hyvin tehdyt ja loppuun asti mietityt verkkosivut eivät valmistu ilman asiakasta. Asiakkaalta tarvitaan tietoa, materiaaleja, kommentteja, mielipiteitä ja hyväksyntä eri työvaiheisiin. Asiakkaan vastuulle kuuluu osallistua yhteisiin suunnittelu palavereihin sekä vastata kohtuullisessa ajassa sähköposteihin ja puheluihin.
Usein myös sisällön syöttäminen verkkosivustolle kuuluu asiakkaan tehtäviin, varsinkin silloin kun myös sisällöntuotanto on asiakkaan vastuulla. Kommunikaatio on tärkeää ja asiakkaan kannattaa ilmoittaa esimerkiksi projektin kanssa samaan aikaan olevat omat lomansa. Jos asiakas on pitkään tavoittamattomissa tai lähtee lomalle ilmoittamatta siitä sivuston kehittäjällä, saattaa projekti jäädä jumiin täksi ajaksi.
Suurimmat viivästykset – mistä ne johtuvat?
Yksi suurimmista syistä verkkosivuprojektien viivästymisiin liittyvät verkkosivustolle tulevaan sisältöön. Sisällöllä tarkoitetaan tässä yhteydessä pääasiassa verkkosivustolle tulevaa tekstiä, kuvia ja videoita.
Sisältöä voidaan ottaa suoraan joko vanhalta sivustolta tai yrityksen muusta materiaalista, kuten mainoksista, oppaista tai printtiin tarkoitetuista materiaaleista. Asiakkaan kannattaa myös muistaa, että sisältö ei ilmesty verkkosivustolle itsestään, vaan jonkun täytyy myös syöttää ne sinne.
Sisällön suunnittelu ja tuottaminen vievät kohtalaisen paljon energiaa ja aikaa. Jos sisältöjen kirjoittaminen on vastuullasi, kannattaa miettiä tarkkaan ajankohta, jolloin kirjoitus aloitetaan ja se mistä lähdet liikkeelle. Jos näitä asioita ei ole mietitty etukäteen, on kirjoitustyötä helppo lykätä siihen asti, kunnes on jo liian myöhäistä saada sisältöjä valmiiksi ajallaan tai sisällöstä joudutaan tekemään suppeammat kuin alunperin oli suunniteltu. Asiakkaan tuleekin pitää mielessä, että verkkosivua ei voida julkaista, jos sisältö puuttuu. Toisaalta huono sisältö saattaa osaltaan pilata muuten hyvän sivuston.
Kuinka viivästyksiltä vältytään ja verkkosivut saadaan julkaistua aikataulussa?
Miten näitä sitten vältetään? Ajatus siitä, että sisällöt vain kirjoitellaan ohimennen verkkosivuille on väärä lähtökohta. Ei kannata ajatella että saat kirjoitettua sisällöt nopeasti jonain iltana tai viikonloppuna. Sisältöjen laatu vaikuttaa esimerkiksi suoraan verkkosivujen kautta tekemääsi kauppaan, minkä takia niihin kannattaa panostaa. Sisällöntuotanto kannattaa antaa sellaisen henkilön vastuulle, jolla on aiempaa kokemusta ja reilusti aikaa sisällön tuottamiseen.
Kun sisällöstä haluaa priimaa, paras ratkaisu on ostaa sisällöntuotanto copywriterilta. Moni asiakas osaa kertoa omista tuotteistaan ja palveluistaan paremmin suullisesti, kuin kirjoittaa niistä pitkiä tekstejä. Paras ratkaisu sisältöjen tuotantoon onkin kertoa Copywriterille kaiken oleellisen tuotteista ja palveluistasi ja antaa hänen rakentaa haastattelun pohjalta kohderyhmääsi vetoavaa tekstiä. Näin asiakkaan tehtäväksi jää vain vastata kysymyksiin, kommentoida ja hyväksyä valmiita sisältöjä.
Yhteenveto
Asiakkaan rooli on tärkeä verkkosivuston valmistumisen kannalta. Yksi suurimmista ja yleisimmistä syistä projektien viivästymiseen on sisällöntuotanto. Jonkun pitäisi kirjoittaa sisällöt, mutta omat työt vievät kaiken ajan ja kirjoittamista lykätään niin kauan, että niitä ei enää saada aikataulun mukaisesti valmiiksi tai niistä tulee suppeammat tai muuten heikkolaatuisemmat kuin mitä suunniteltiin. Ongelman voi ratkaista ostamalla sisällöt copywriterilta, jolloin sisällöt ovat sellaisen henkilön vastuulla, joka kirjoittaa ammatikseen asiakkaitasi houkuttelevaa tekstiä ja saa tekstit myös aikataulussa valmiiksi.
