Mitä toimitus-, markkinointi- tai myyntijohtajan tulisi ottaa huomioon, kun CRM-järjestelmän käyttöönoton pohdinta alkaa? Tästä aiheesta saimme artikkelin kumppaniltamme Ceililtä, joka on Salesforce-konsultointiin keskittynyt asiantuntijayritys. Tekstin ovat kirjoittaneet Ceilin CEO Sami Kettunen ja Marketing Manager Julia Ryhänen.
CRM-järjestelmää valittaessa eteen tulee useita kysymyksiä. Jotkut asiat on mahdollista hahmottaa vasta käyttöönoton aikana, kun päätös on jo tehty, jolloin saattaa herätä ajatus ”olisiko sittenkin pitänyt valita se toinen järjestelmä”.
Tässä artikkelissa lähestymme aihetta Salesforcen kautta, joka on yksi markkinoiden johtavista CRM-järjestelmistä. Suurin osa artikkelin huomioista pätevät kuitenkin kaikkiin CRM-järjestelmiin.
Nappaa tästä itsellesi tsekkilista CRM-järjestelmän käyttöönottoon varautumiseksi ja käy läpi hyödyllinen vertailu Salesforcen ja HubSpotin välillä!
Tsekkilista CRM-järjestelmän käyttöönottoon varautumiseksi
Miten voit varautua CRM-järjestelmän käyttöönottoon etukäteen, jos toimit esimerkiksi toimitus-, markkinointi- tai myyntijohtajana? Mitä kannattaa kysyä kumppaneilta eri järjestelmistä? Mitä kannattaa punnita ja käydä läpi ennen päätöksentekoa? Lukaise alla oleva lista ja pohdi vaiheita teidän toimintanne näkökulmasta.
- Mitä tavoittelette?
- Tehokkuutta, kustannussäästöjä, ajansäästöä, prosessien selkeyttämistä, eri tiimien järjestelmien yhdistämistä jne.
- Mitä järjestelmiä teillä on tällä hetkellä käytössä ja mitä tarpeita/tiimejä ne palvelevat?
- Voitteko luopua nykyisistä järjestelmistä uuden järjestelmän myötä?
- Onko jotain säilytettävä? Miksi?
- Mitä käytännössä toivotte tulevalta CRM-järjestelmältä?
- Ratkaisuja myynnille, markkinoinnille, asiakaspalvelulle, verkkokaupalle, HR:lle, laskutukseen, kumppaneille jne.?
- Mitä esimerkiksi myyntijohtajan pitää voida tehdä viikoittain, kuukausittain tai vuosittain? Miten järjestelmä mahdollistaa tämän? Mitä muita rooleja ja toistuvia tarpeita tulee huomioida?
- Mikä on budjettinne?
- Budjetissa on hyvä huomioida laskutetaanko järjestelmästä käyttäjämäärän, prospektimäärän vai jonkun muun mukaan ja onko näiden lisäksi muita kustannuksia. Ja onko henkilöstömääränne kasvamassa, jolloin myös lisenssimäärä saattaa kasvaa? Onko tähän budjetissa tilaa?
- Jos vanhoja järjestelmiä irtisanotaan, voi sieltä vapautua budjettia.
- Myös ajansäästö automaatioiden ym. tehokkuutta lisäävien ominaisuuksien myötä kannattaa huomioida.
- Miten järjestelmä tukee organisaationne kasvua tai kehitystä?
- Jos toimintanne laajenee, pystyykö järjestelmä laajenemaan mukana vai pitääkö ottaa käyttöön muita järjestelmiä, kun rajoitukset tulevat vastaan?
- Onko valittava teknologia sellainen, joka mahdollistaa järjestelmän toiminnallisuuksien ja automaatioiden kehittämisen liiketoiminnan kehittymisen mukana?
- Jos prosessit muuttuvat, kuinka ketterästi järjestelmää pystytään muuttamaan tai kehittämään?
Edellä mainitut kysymykset on hyvä käydä tiiminne kanssa läpi ennen järjestelmien ja kumppaneiden kilpailuttamista, mutta myös käytännön työkalujen tarpeet on hyvä listata.
Eli mitä markkinointivastaava tai -tiimi kaipaa käytännössä? Entä myyntijohtaja tai myyntitiimi? Mitenkäs muut tiimit, kuten asiakaspalvelu ja HR tai kumppanit, kuten jälleenmyyjät?
Käydään seuraavaksi läpi esimerkkikysymyksiä markkinoinnin näkökulmasta, josta voi ottaa pohjaa myös muiden tiimien tarpeiden määrittelyyn.
Markkinoinnin mahdollisuudet osana CRM-järjestelmää
Kuten alussa mainitsimme, käydään tässä artikkelissa läpi CRM-järjestelmän hyötyjä Salesforcen kautta. Salesforce on kokonaisvaltainen järjestelmä, joka on saanut markkinointijohtajan maineen monipuolisten työkalujensa ansiosta.
Saman järjestelmän päällä voidaan hoitaa koko asiakkuuden 360-asteen näkymä. Käytännössä tämä tarkoittaa asiakkaan toimintojen ja muistiinpanojen tarkastelua aina markkinoinnista myyntiin, asiakaspalveluun, asiakkuudenhoitoon, laskutukseen ja tukipalveluihin.
Markkinointi on usein ensimmäinen kosketus potentiaaliseen asiakkaaseen. Näin ollen se on tärkeässä roolissa yrityksen näkyvyyden vahvistamisessa ja asiakkaan kotiuttamisessa.
Nykyaikainen CRM mahdollistaa markkinoinnin samalla alustalla muiden toimintojen kanssa, joten on suositeltavaa vertailla käytännön työkaluja markkinoinnin osalta CRM-järjestelmää valittaessa.
Nykyaikainen CRM mahdollistaa markkinoinnin samalla alustalla muiden toimintojen kanssa, joten on suositeltavaa vertailla käytännön työkaluja markkinoinnin osalta CRM-järjestelmää valittaessa. Tähän kannattaa varautua käytännön kysymyksillä, kuten:
- Miten nettisivujen liidituotanto integroidaan järjestelmään?
- Pystytäänkö järjestelmällä tekemään lomakkeita suoraan tai vastaanottamaan tietoa nettisivuilla tehdyiltä lomakkeilta?
- Kuinka helppo lomakkeita on luoda itse vai onko niiden rakennus aina kumppanin varassa?
- Saadaanko järjestelmään tuotua liiditietoa myös muista järjestelmistä kuin verkkosivuilta? Esimerkkinä mm. Leadoo, Dealfront, Profinder, Vainu tai Showell.
- Pystyykö järjestelmä seuraamaan sivuvierailuja per sivu ja tekemään niiden pohjalta toimintoja?
- Millaisia toimintoja sivuvierailujen pohjalta voidaan tehdä? Esimerkkinä pisteytyksen nostaminen, myynnille ilmoitus, listoille ja kampanjoihin lisääminen tai automaatioiden käynnistys
- Onko sosiaalista mediaa mahdollista kytkeä järjestelmään?
- Voidaanko järjestelmästä esim. tehdä somepäivityksiä suoraan tai seurata niiden linkkien klikkauksia ja tehdä niiden perusteella toimintoja?
- Onko kolmannen osapuolen järjestelmiä mahdollista kytkeä järjestelmään?
- Esimerkiksi tapahtuma-, lahjoitus- tai toimialakohtaiset järjestelmät, joista ei välttämättä haluta luopua uuden järjestelmän käyttöönoton yhteydessä?
- Yleisiä tarpeita ovat myös Google Analyticsin, Google Adsin ja eri webinaarialustojen integraatiot. Miten nämä saadaan integroitua järjestelmään?
- Miten tulevia liidejä on mahdollista arvioida?
- Onko järjestelmässä liidien pisteytys mahdollisuus esim. perustuen aktiviteettien määrään tai prioriteettiin?
- Onko järjestelmässä liidien arviointimahdollisuus esim. perustuen ideaaliin asiakasprofiiliin?
- Voidaanko liidituotannon jälkeen tapahtuvat toiminnot automatisoida?
- Onko mahdollista esim. lähettää myynnille automaattinen ilmoitus uudesta liidistä täytetyillä tiedoilla?
- Voidaanko liidit lisätä automaattisesti jollekin listalle perustuen täytettyihin tietoihin?
- Mahdollistaako järjestelmä uutiskirjeiden, seurattavien linkkien, automaatioiden, nurturointiohjelmien, kampanjoiden ja muiden markkinointiin tarvittavien asioiden teon?
- Nämä on tärkeää käydä läpi, jotta ymmärretään järjestelmän mahdollisuudet ja rajoitukset käytännön markkinoinnin toteutuksessa.
Salesforce vs. HubSpot – mikä toimii kenellekin?
Kävimme läpi, mitä asioita kannattaa pohtia ennen CRM-järjestelmän käyttöönottoa, mutta mitä kannattaa huomioida sen jälkeen tulevassa vaiheessa eli kilpailevien järjestelmien vertailussa?
Markkinoiden CRM-järjestelmiä vertaillaan vuosittain ja viimeisimmissä vertailuissa kärkisijoille ovat asettuneet Salesforce, HubSpot ja Microsoft Dynamics 365.
Kurkataan seuraavaksi Salesforcen ja HubSpotin vertailuun, jonka pohjalta esiin nousevia asioita voi pohtia minkä tahansa CRM-järjestelmän vertailussa.
Sekä Salesforce että HubSpot tarjoavat monipuoliset mahdollisuudet nykyaikaisen myynnin, markkinoinnin ja asiakkuudenhoidon kehittämiseen, mutta molemmilla on myös vahvuutensa ja heikkoutensa:
- Salesforce on tunnetusti paremmin räätälöitävissä oleva järjestelmä, sillä alustan päälle on mahdollista rakentaa käytännössä mitä vain koodauksen ansiosta. HubSpot puolestaan loistaa helppokäyttöisyydellään ja valmiilla pohjaratkaisuillaan. Tämän takia Salesforce sopii niin pienille, keskikokoisille kuin suurille yrityksille sekä julkisille organisaatioille, kun taas HubSpot on vahvimmillaan pienten ja keskikokoisten yritysten käytössä.
- Salesforce korostaa CRM-työkalujen, myynnin, markkinoinnin ja ROI:n merkitystä, minkä takia näiden optimointi onkin huippuluokkaa. HubSpot puolestaan korostaa myynnin ja markkinoinnin työkalujaan, jotka ovat hyvin monipuoliset ja helppokäyttöiset.
- Jos perustyökalut riittävät, voi HubSpot olla helpompi ottaa käyttöön ja rakentaa, mutta ei niin räätälöitävissä. Jos taas liiketoimintanne on kovassa kasvussa, voi Salesforce vastata pitkällä tähtäimellä paremmin monipuolisen liiketoiminnan tarpeisiin.
Molemmista järjestelmistä löytyy ehdottomasti hyviä puolia, mutta kumpi sitten sopii juuri teille? Lue laajempi vertailu Ceilin blogista: Salesforce vs. HubSpot.
Nappaa yltä talteen tsekkilista ennen CRM-järjestelmän käyttöönottoa läpikäytävistä asioista ja muista vertailla eri järjestelmiä teidän liiketoimintaanne parhaiten sopivan löytämiseksi.
- Jos kiinnostuitte Salesforcesta alustana, Ceili jatkaa mielellään keskusteluja kanssanne.
- Jos taas kaipaatte kumppania CRM-järjestelmän käyttöönoton jälkeen osana tehostettua markkinointia, Suomen Digimarkkinointi auttaa mielellään.
Me Ceilillä toteutamme Salesforcen käyttöönottoprojekteja ja tarjoamme Salesforcen ylläpitopalveluita sekä teknistä kehitystyötä. Teemme tiivistä yhteistyötä Suomen Digimarkkinoinnin kanssa. Asiakkaamme voivat hyödyntää Salesforcen markkinoinnin työkaluja joko itsenäisesti, teknisen kumppanin kanssa ja/tai ostaa markkinoinnin operoinnin ulkopuoliselta kumppanilta, kuten Suomen Digimarkkinoinnilta.
Tutustu SDM:n markkinoinnin automaation palveluihin >>
Kirjoittajat:
Julia Ryhänen
Marketing Manager & Salesforce Consultant
Ceili Oy
Sami Kettunen
CEO & Partner
Ceili Oy