Hei lukija, Laki tässä vain, tervehdys. Markkinoija, tiedä velvollisuutesi. Laki sanelee paljon myös sähköpostimarkkinointia koskien. Etkö tiedä mistä aloittaa? Käytä tätä koostetta avuksesi.

judgedredd

Kuva: imgur.com

Tämän kerran kirjoituksesta tulee pakosti vähän vakavampi ”postaus”. Vanhassa blogikirjoituksessani, Kuinka kerätä sähköpostilistaa? Osa 1, sivusin lyhyesti sähköpostimarkkinointiin liittyviä säädöksiä ja niin kutsuttuja hyviä tapoja. Jo tuolloin mielessäni pyöri ajatus tämän kaltaisesta kirjoituksesta. Suhtauduin asiaan epäilevästi, sillä tiesin kuinka teräksisen vakaalla tietopohjalla kirjoituksen tulisi olla.

Muistutankin siis, että tässä ei millään muotoa ole kyseessä virallinen lakiteksti, vaan kooste aihepiiristä ja siitä, mistä asiasta voi hakea tarkemmin tietoa.

Varsinaiset lakitekstit – tiedä mihin asiat perustuvat

Koska sähköpostimarkkinointia käsitellään laissa aiheena itsessään lähinnä sivulauseissa, joutuu lain lukija tässäkin käyttämään aktiivisesti aivonystyröitään tekstiä tulkitessaan. Lait joiden alla sähköpostimarkkinointia käsitellään ovat Tietoyhteiskuntakaari ja Henkilötietolaki. Nämä säätelevät sellaisia asioita kuin rekisterin ylläpito ja suoramarkkinointi, jotka molemmat ovat olennaisesti sidoksissa myös sähköpostimarkkinointiin. Näistä tuoreempi laki on säädetty voimaan pääasiassa alkaen 1.1.2015.

Kyseinen laki kumoaa ja yhdistää useita eri viestintään ja markkinointiin liittyviä vanhoja sekä osittain päällekkäin menneitä lakeja. Mihin Tietoyhteiskuntakaari ei ota kantaa, sen paikkaa Henkilötietolaki: ”Henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä tässä laissa säädetään, jollei muualla laissa toisin säädetä.” (Henkilötietolaki 2 §)

Itse lait ovat verkosta saatavilla seuraavista paikoista:

Kansankielisemmät ohjeistukset ja oppaat – Näihin kannattaa perehtyä

Usein markkinoijalla ja/tai kuluttajalla ei ole aikaa perehtyä lakiin sen vaatimalla tarkkuudella. Onneksi on olemassa tahoja, jotka tuottavat muun ohella myös lakitekstejä yleensä kansankielisempiä ohjeistuksia ja oppaita.

Näitä avustavia tahoja ovat esimerkiksi:

Rekisterit ja niiden pitäminen

Henkilörekisteri on tietojoukko, joka sisältää vähemmän yllättävästi henkilötietoja. Varsinaiset henkilötiedot on terminä laissa määritelty seuraavasti: ”kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi”. Jokaisella henkilörekisterillä tulee olla oma nimensä ja kaikista rekistereistä tulee olla laadittuna rekisteriseloste tietosuojavaltuutettua varten.

Jos katselemme asiaa taas sähköpostimarkkinoinnin näkökulmasta, rekisterin pitämisellä tarkoitetaan pääasiassa sähköpostilistan pitämistä. Lain mukaan kuluttajien tietoja saa kerätä suoramainonnan, markkinoinnin ja etämyynnin tarkoituksiin. Tämä kuitenkin tietyin ehdoin. Laissa markkinointirekisteri saa sisältää:

  • Nimen
  • Yhteystiedon
  • Arvon tai ammatin
  • Iän
  • Sukupuolen
  • Äidinkielen
  • Yhden yksilökohtaisen tunnistetiedon

Tämän lisäksi lain mukaan sallittuja ovat myös kampanjarekisterit, jotka kuvataan väliaikaisiksi ja joita voidaan käyttää yksilöityihin markkinointitoimiin.

B2B-maailmassa yrityshenkilöistä saa koostaa myös rekisterin, kunhan sen sisältämät tiedot liittyvät yrityshenkilön asemaan ja tehtävään yrityksessä. Lisää B2B-aihepiiristä seuraavassa kappaleessa sekä aiemmin mainitussa ASML:n oppaassa.

Sähköinen suoramarkkinointi yrityksille – B2B

B2B-sähköpostimarkkinointi on siitä hassumpi tapaus, että siinä viestien lähettäminen on sallittua myös ilman erillistä lupaa. Kunhan vaaditut ehdot täyttyvät. B2B-sähköpostimarkkinointiviestejä voidaan lähettää:

  • asiakassuhteeseen perustuen olemassa oleville yritysasiakkaille, tai
  • jos markkinoitava tuote tai palvelu liittyy henkilön työtehtäviin tai vastuualueeseen.

Sähköinen suoramarkkinointi kuluttajille – B2C

Kuten jo aiemmissakin kirjoituksissa on kerrottu, ei luvatta lähettäminen ole pelkästään markkinoinnin kannalta epätehokasta, vaan se ei lain mukaan ole myöskään sallittua. Kaikki sähköinen suoramarkkinointi kuluttajille edellyttää vastaanottajan suostumusta etukäteen. Ilman suostumusta markkinoiva yritys rikkoo sekä tietoyhteiskuntakaaren säännöstä, että kuluttajansuojalakia.

Usein tiedonkeruulomakkeissa on rastiruutuun-kenttä, jossa täyttäjältä kysytään, haluaako henkilö jatkossa saada myös markkinointiviestejä sähköpostiinsa (tai muuhun yhteystietoon). Monissa englanninkielisissä sähköpostimarkkinoinnin tiedonlähteissä saatetaan punnita pelivinkkiä sen suhteen, kannattaako tämä olla sähköisissä lomakkeissa automaattisesti rastitettuna ja auttaako tämä sähköpostilistan kasvattamisessa.

Suomen laki on asiassa yksiselitteinen: tällaiset automaattisesti esitäytetyt lomakkeet ovat kiellettyjä. Kuluttajan on voitava selkeästi ilmaista suostumuksensa vastaanottaa sähköisiä markkinointiviestejä nimenomaan aktiivisella toimenpiteellä.

Joitakin poikkeuksia luvan kysymiseen on myös B2C-maailmassa. Poikkeuksellisesti ilman erillistä lupaa markkinointiviestien toimittaminen on Kilpailu- ja kuluttajaviraston mukaan sallittua, jos:

  • yhteystiedot on saatu tuotteen myynnin yhteydessä ja viestissä markkinoidaan ainoastaan vastaavia tuotteita kuin yritys aikaisemman kaupan yhteydessä on myynyt.
  • markkinointiin käytetään samaa välinettä kuin tuotteen ostamiseen käytettiin; esimerkiksi tekstiviestiä voi käyttää, jos tuote on ostettu tekstiviestin välityksellä.
  • kuluttajalle on kaupan yhteydessä kerrottu markkinointiviestien lähettämisestä.
  • kuluttajalle on selvästi ja erottuvasti kerrottu jokaisen sähköisen markkinointiviestin yhteydessä oikeudesta kieltää viestien lähettäminen.

Lopuksi

Jos kuitenkin etsit virallisempaa lakitekstiä, voit lukea aiemmissa kappaleissa esiteltyjä sivuja, jotka toimivat myös tämän kirjoituksen tiedonlähteinä. Suosittelen lämpimästi omatoimista perehtymistä, sillä lait muuttuvat ja säädökset ovat päivittyviä.

Kysy meiltä, kuinka sähköpostimarkkinointi voi auttaa juuri sinua omassa markkinnoinnissasi.

Kysy meiltä lisää!
Hanat

Hanat

Business Process Manager at Suomen Digimarkkinointi Oy
Hanat vastaa robottimaisella tarkkuudella siitä, että tekemisen laatu pysyy prosessien avulla korkealla ja prosessit ajantasalla. Myös dokumentointi on lähellä tämän miehen sydäntä.
Hanat