Kokonaiskuva ilman yksityiskohtia on epätarkka. Yksityiskohdat ilman kokonaiskuvaa ovat voimattomia. Aikaisemmassa kirjoituksessani kävin läpi sähköpostin toimintaa ja kulkukaarta hyvin korkealta tasolta. Jos et vielä ole lukenut edellistä blogia ”Sähköpostin toimintatapa – Osa 1”, kehotan painavasti, että tutustut siihen vähintäänkin silmäillen. Tässä kirjoituksessa koetan paremman ymmärrettävyyden vuoksi tehdä myös joitakin vertauksia analogiseen maailmaan.

Email client

Email clientilla tarkoitetaan yksinkertaisesti perinteistä sähköpostin lukemiseen ja lähettämiseen tarkoitettua sovellusta. Sähköpostisovellus on tavallaan verrattavissa yleiseen postilaatikkoon, jonka postin keräilijä käy tyhjentämässä päivän päätteeksi. Nämä sovellukset jaetaan alla oleviin kolmeen kategoriaan.

  • Työpöytäsovellukset: Nämä tunnetaan myös hienommalla nimellä desktop email client. Nimensä mukaisesti nämä ovat tietokoneelle asennettavia sähköpostisovelluksia. Suosittuja desktop email clientteja ovat Microsoft Outlook ja Mozzilla Thunderbird.

  • Mobiilisovellukset: Tähän kategoriaan lukeutuvat kaikki sähköpostisovellukset, joita käytetään älypuhelimissa tai tableteissa. Yleisimpiä näistä ovat Apple- ja Android-laitteiden natiivit sähköpostisovellukset.

  • Web-pohjaiset: Sama englanniksi on web-based email tai lyhyemmin webmail. Webmailit ovat siis internet-selaimissa (Google Chrome, Mozzilla Firefox, Internet Explorer jne.) toimivia sähköpostisovelluksia. Webmailit ovat sinänsä harmaata aluetta, että näiden käyttöä voidaan laskea sekä työpöytäkategoriaan tai mobiilikategoriaan, riippuen millä laitteella webmailia ajavaa selainta käytetään. Yleisimpiä webmaileja ovat esimerkiksi Gmail, Yahoo! Mail ja Outlook.com.

SMTP

Kun olet kirjoittanut sähköpostiviestisi ja painat email clientistäsi ”Lähetä”-painiketta, sähköpostiviestisi… lähetetään. Mutta millä se oikein kulkee? SMTP on oikea vastaus.

SMTP on ikään kuin elektroninen postimies (tai -nainen, tai -henkilö), joka kuljettaa viestiä eteenpäin kulkukaaren pysähdyspisteiden välillä. Kirjainyhdistelmä tarkoittaa käsitettä Simple Mail Transfer Protocol. Alunperin jo vuonna 1981 IETF:n toimesta asiakirjassa RFC 788 määritelty SMTP on siis tietokoneiden välinen yhteyskäytäntö, joka on tarkoitettu nimenomaan sähköpostien lähettämiseen tietokoneiden ja palvelimien välillä. Vuosien saatossa etenkin internetin syntyaikoina on ollut useita vastaavia yhteyskäytäntöjä, mutta SMTP:sta on tullut suurin piirtein 90-luvun puolivälissä maailmanlaajuinen ”de facto” -standardi sähköpostien lähettämiselle. Viestin toimituksen viimeisessä vaiheessa taas puhutaan sähköpostin noutamisesta vastaanottajan email clientiin, lisää tästä kohdassa ”Sähköpostiviestin noutaminen”.

KUVA: standard.co.uk

SMTP-palvelin

Hyvä on, yhteys toimii SMTP-tekniikalla, mutta millä välillä? Nämä ykkösistä ja nollista muodostuvat viestit kulkeutuvat SMTP-palvelimien välillä. Jos olet joskus joutunut syöttämään käsin asetustietoja esimerkiksi puhelimesi sähköpostiasetuksiin, sinulle saattaa olla tuttu termi ”Lähtevän postin palvelin”. Tällä tarkoitetaan juuri SMTP-palvelinta. Nämä palvelimet ovat tavallaan kuin postikonttoreita, joissa ”kirjeet” käsitellään ja toimitetaan eteenpäin seuraavaan ”konttoriin” eli palvelimeen, joka on lähempänä vastaanottajan sähköpostitilin palvelinta. Viestiä kuljetetaan aina lähemmäksi ja lähemmäksi vastaanottajaa, kunnes viesti löytää itsenä SMTP-palvelimelta, joka on vastaanottajan domainissa eli tavallaan oman toimitusalueen ”postitoimipaikassa”.

Sähköpostiviestien lajittelu

Jo ennen kuin sähköpostiviestit pääsevät vastaanottajan laatikoihin tulee ne ensiksi lajitella. Lajittelu voi tapahtua monin eri kriteerein. Nämä kriteerit tai lajittelusäännöt voivat olla palveluntarjoajan valmiiksi laatimia tai vaihtoehtoisesti käyttäjän itse tekemiä, jos käytettävä sähköpostisovellus sellaista ominaisuutta tarjoaa. Gmail-käyttäjille on esimerkiksi automaattinen ”Sosiaaliset verkostot”-kansioon lajittelu varmasti tuttu. Käyttäjän itsetekemä lajittelusääntö voisi olla esimerkiksi sellainen, joka lajittelee vaikkapa jonkin web-sovelluksen, kuten MailChimpin, kuittausviestit omaan kansioonsa/laatikkoonsa lähettäjän sähköpostiosoitteen mukaan.

Roskapostisuodatus

Sitten seuraakin blogisarjan tärkein osio.

Sähköpostimarkkinoinnin kannalta kenties huomionarvoisin viestinlajittelutapa tai paremmin kuvailtuna suodatustapa on spam-filtterit eli roskapostisuodattimet. Fyysisessä elämässä tätä voisi vastata esimerkiksi asuntosi ovessa tai postilaatikkossasi kannessa oleva lappu: ”Ei mainoksia, kiitos.” Jos sähköpostiviesti saa roskapostisuodattimen hälytyskellot soimaan esimerkiksi sisältämällä ”spämmisanoja” (esimerkkeinä mainittakoon ”FOR FREE”, ”Nigerian” ja ”viagra”) tai se tulee osoitteesta ja/tai domainista, joka löytyy roskapostia vastaan taistelevien tahojen mustilta listoilta, jää viesti tuolloin spam-filtterin haaviin eikä viesti saavuta vastaanottajan sähköpostilaatikkoa lainkaan. Näin siis kaikkein räikeimmissä tapauksissa. Useimmiten näitä spam-filttereitä on pitkin palvelinverkostoa jo kauan ennen vastaanottajien päätelaitteita.

Myös roskapostisuodatukseen voi käyttäjä itse vaikuttaa. Joissain tapauksissa, jos käyttäjä lakkaa avaamasta jonkin tietyn lähettäjän viestejä, on mahdollista, että sähköpostisovellus alkaa automaattisesti lajittelemaan näitä ”Roskaposti”-kansioon. Jos käyttäjä ei näitä viestejä erikseen käy ”Roskaposti”-kansiosta merkitsemässä sallituiksi viesteiksi, voivat nämä lakata tulemasta ollenkaan vastaanottajalle, edes ”Roskaposti”-kansioon. Sähköpostin lukija voi myös itse merkitä viestejä roskapostiksi. Usein nämä merkintätiedot kerääntyvät palveluntarjoajalle ja edelleen välittyvät mustien listojen ylläpitäjille. Kun jonkin osoitteen ja/tai domainin viestejä on merkitty tarpeeksi usein roskapostiksi ja riittävän monen toimesta, joutuu lähettäjä mustalle listalle.

Erityishuomiona markkinoijille, että on viisasta muistaa myös, että sähköpostiviestin vastaanottaja voi uutiskirjeen tilauksen lopettamisen sijasta antaa viestille roskapostimerkinnän, vaikka hän olisi erikseen itse tilannut uutiskirjeen tai muuten antanut teknisesti luvan viestien lähettämiseen. On siis järkevää pitää viestien sisältö jatkossakin kohderyhmäystävällisenä. Lisää roskapostisuodattimista MailChimpin Knowledge Basen artikkelissa ”About Spam Filters”.

Sähköpostiviestin noutaminen

Sähköpostin noutaminen on kuin analogisen maailman postinjakaja, mutta hassusti niin päin, että meillä jokaisella olisi tavallaan oma postin ”noutaja”, joka käy hakemassa kirjeet postiasemalta kotiin. Erilaisissa käyttöliittymäasetuksissa voidaan puhua ”saapuvan postin osoitteesta” tai ”saapuvan postin palvelimesta”. Sähköpostiviestit noudetaan palvelimelta kahdella eri tekniikalla:

  • POP: Akronyyymi tulee sanoista Post Office Protocol. POP on yhteyskäytäntö, jolla haetaan viestit email clientiin. POP:sta on tullut kolme versiota ja oletkin saattanut törmätä erilaisissa sähköpostiasetuksissa POP3-käsitteeseen. POP:lla käytännössä siirretään viestit sähköpostipalvelimelta käytössä olevalle laitteelle. Samalla, ellei toisin ole asetuksissa määrätty, poistetaan alkuperäinen viesti palvelimelta.
  • IMAP: Termi tulee sanoista Internet Message Access Protcol ja nykyisin on pääasiassa käytössä versio IMAP4. IMAP on kuin POP:in veli, mutta sillä erotuksella, että siirtämisen sijasta viestit kopioidaan ja alkuperäinen tieto jää palvelimelle. Etu POP:iin on ilmeinen, sillä IMAP:in avulla viesteihin pääsee käsiksi useilta eri koneilta. Yhteyksien nopeutuessa ja useamman päätelaitteen omistamisen tarpeen lisääntyessä IMAP on ajanut käytännössä POP:in ohi yleisempänä yhteyskäytäntönä.

Yhteenveto

Tässä ajatuksen ruokaa ei pelkästään yleisesti tekniikasta kiinnostuneilla, mutta myös sähköpostitse markkinoiville. Suunnitelmissani on tulevaisuudessa avata roskapostin ja anti-spam -tekniikoiden aihetta paremmin pelkästään ko. aiheelle omistetun blogikirjoituksen muodossa. Liity niitä odotellessa vaikka sähköpostilistallemme!

Ensi kertaan.

KUVA: bbc.co.uk

 

Hanat

Hanat

Social Media Account Manager at Suomen Digimarkkinointi Oy
Hanat kirjoitaa, miten sähköpostimarkkinointia tulisi oikeaoppisesti tehdä ja musertaa siihen littyvät ongelmat kirjoituksissaan.
Hanat

Latest posts by Hanat (see all)